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CoreBicycle – prácticas/hábitos para ser más efectivos: ahorrar tiempo en tareas

23 febrero, 2017

CoreBicycle somos una empresa «joven» pero que nos gusta ser efectivos a la hora de trabajar. En este artículo os contamos algunos de nuestros procedimientos/hábitos para ser más efectivos. Esperamos que os ayude.

Hábitos de organización/formas de trabajar que nos ahorran tiempo

Procedimientos en formato digital y accesible para todos los empleados/socios.

Toda la documentación de la empresa está en la nube: se puede usar Azure de Microsoft o Drive de Google, como herramienta online de almacenamiento estructurado de procedimientos.

Cada vez que aparece una tarea nueva se “pierde el tiempo”, una única vez, en crear el procedimiento. Todos los procedimientos (How To) se redactan de forma muy sencilla de seguir (a base de esquemas de capturas de pantalla); así cualquier persona, sin conocimientos de la materia en cuestión, es capaz de seguirlos.

Además está demostrado que: cualquier persona que sigue un procedimiento se siente más seguro de lo que está haciendo, pregunta menos y duda menos (minimiza errores).

El ahorro de tiempo, con crecimiento o rotación de plantilla o para tareas que se hacen tan de vez en cuando que es fácil que se olviden cómo hacerlas, es muy notable.

“Si quieres llegar a ser grande tienes que trabajar como los grandes ;).”

Documentación online de propuestas a clientes: trabajar online con el cliente

Se trabaja en educar al cliente en el uso de directorios documentales online que permiten la edición de documentos en tiempo real (como es Drive de google o Azure de Microsoft).

Para cada cliente se crea una carpeta en el directorio común y se le da acceso al cliente (lectura o lectura/escritura para cada documento/subcarpeta según proceda).

Durante las reuniones de seguimiento con el cliente se trabaja directamente sobre los documentos online (se editan online). De esta forma, se ahorra tiempo post-reunión en modificar lo expuesto durante la reunión.

Además, al trabajar así, se asegura que todos los interesados están trabajando sobre la última versión del documento y se «alivia» el stress de envío de información por email.

Minimizar el intercambio de emails

Para temas organizativos de tareas, de los equipos de trabajo, no es práctico el intercambio de emails para listar dichas tareas: el email, por sí solo, no es una herramienta de gestión de trabajo.

1.- Para el equipo de márquetin y producto (dónde el día a día responde a tareas que cambian y/o se añaden muy dinámicamente; esto es, para equipos con mucha cantidad de pequeñas tareas) se usa un documento Excel online (en nuestro gestor documental) para la organización del trabajo. En ese Excel cada perfil tiene asignadas sus tareas. Y en él, se añaden las tareas en vez de enviarlas por email.

Todo el equipo consulta el Excel para saber qué tiene que hacer y marca las tareas como hechas cuando acaba con ellas.

Si enviáramos las tareas por email: perderíamos el tiempo sabiendo si “lo ha recibido” y tendríamos que perder el tiempo preguntando si se ha hecho o esperar respuesta por email.

Además, el Excel nos permite “priorizar” las tareas y tener presente en un único vistazo toda la información.

Obviamente, hay información que se ha de intercambiar por email, como los emails de presentación de propuestas/ofertas a los clientes, pero no el listado de tareas a hacer.

2.- Para las tareas de repetición diaria o semanal o mensual: hay un apartado dentro del documento de gestión de tareas dónde se especifica, para cada una de ellas, la periodicidad y el responsable. De esta forma, todos saben fácilmente quién tiene que hacer qué.

Para que el equipo “no se olvide”, que hay que hacer este tipo de tareas, se busca un patrón temporal que lo facilita; por ejemplo, en CoreBicycle todos los trabajadores del equipo de márquetin saben que los últimos 30 minutos de la jornada laboral son para hacer cada día las “tareas rutinarias”. Esto es, se “cuadra” la carga de tareas diarias, semanales y mensuales y para que queden cubiertas en esos 30 minutos diarios.

3.- Para el equipo técnico/informático (cuya organización responde a tareas de mejora o nuevas líneas de servicios/desarrollo y que requieren planificación temporal de actuación: son menos tareas pero de más larga duración) se usa la herramienta online Trello.

Esta herramienta es un espacio de trabajo online:

  • Dónde las tareas aparecen listadas en diferentes columnas: tareas prioritarias, importantes, deseadas,…
  • Cuándo la tarea se realiza se marca como completada.
  • Cuándo aparecen nuevas tareas directamente se anotan allí.
    • Además el orden en el que aparecen listadas dictamina el orden de ejecución.
    • En Trello se puede anexar imágenes o más documentación a cada tarea así que podemos tener toda la organización de un área en un único repositorio.

En CoreBiycle, por ejemplo, cada jueves por la mañana a primera hora nos reunimos “de forma online” con el equipo técnico por Skype y en 15 minutos se revisa todo el dashboard y se reorganiza, de forma conjunta, poniendo “tiempos” de cada tarea.

Nosotros, trabajamos con Skype, compartiendo pantalla, para que todos sepamos qué se está haciendo/ de qué se está hablando.

Organización del tiempo de las tareas de forma efectiva en la herramienta Trello

Hábitos/Buenas costumbres que permiten “no perder” tiempo

“Fuera móviles”

Una vez que el equipo se sienta en su mesa a trabajar se pide que se desconecten los datos del móvil y/o que se guarden los móviles en los bolsillos (ellos pueden recibir llamadas porque se interpreta que una llamada es urgente); pero es importante no “despistarse” con las aplicaciones del móvil para estar centrado y rendir durante las horas laborales.

Si hay que hacer alguna comunicación que no se pueda anotar en las hojas de tareas o que sea un ajuste de tipo laboral, se llama por teléfono o se comenta de forma directa.

 

… y estos son alunos ejemplos de nuesta forma de trabajar como empresa. Espero que estos pequeños tips organizativos os den ideas de como trabajar de forma más efectiva con vuestros equipos.

Gracias por seguirnos y leernos, Lau ^_^!

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